Khi khối lượng công việc tăng, câu hỏi đầu tiên thường là: "Mình có cần tuyển thêm người không?" Đôi khi câu trả lời là có. Nhưng trong nhiều trường hợp, vấn đề không nằm ở số người. Nó nằm ở cách công việc được tổ chức.
Dưới đây là ba dấu hiệu cho thấy bạn nên xây hệ thống trước khi nghĩ đến việc mở rộng đội ngũ.
1. Cùng một câu hỏi được hỏi nhiều lần
Khi khách hàng, đối tác, hoặc chính nhân viên trong team liên tục hỏi những câu hỏi giống nhau, đó là tín hiệu rõ ràng rằng thông tin đang không ở đúng chỗ.
Những câu hỏi lặp lại thường nghe như thế này: "Bên mình chuyển khoản vào tài khoản nào?" "Hợp đồng mình gửi chưa?" "Deadline của dự án này là ngày mấy?"
Mỗi lần một người trong team phải dừng lại để trả lời câu hỏi đó, đó là thời gian bị mất. Nhân với số lần trong tháng, con số có thể lớn hơn bạn nghĩ.
Giải pháp không phải là thuê người chuyên trả lời câu hỏi. Giải pháp là đặt thông tin ở một nơi mà mọi người có thể tự tìm, và giữ nó cập nhật.
2. Công việc bị kẹt vì phải chờ phê duyệt
Nếu một quyết định nhỏ, ví dụ như duyệt một hóa đơn dưới 2 triệu, cũng phải chờ người phụ trách, thì có hai khả năng. Hoặc quy trình phê duyệt chưa có ngưỡng rõ ràng, hoặc người có thẩm quyền đang là điểm nghẽn duy nhất.
Cả hai trường hợp đều không giải quyết được bằng cách thêm người. Bạn cần thiết kế lại quy trình: ai được phép quyết định gì, đến mức nào, trong điều kiện nào.
Khi ngưỡng phê duyệt rõ ràng, team có thể tự xử lý phần lớn công việc hàng ngày mà không cần leo thang liên tục. Tốc độ tăng lên, mà không cần thêm đầu người.
3. Bạn không biết công việc đang ở đâu nếu không hỏi trực tiếp
Đây là dấu hiệu tinh tế nhưng quan trọng. Nếu mỗi lần muốn biết trạng thái của một dự án, bạn phải nhắn tin hỏi người phụ trách, thì quy trình đang phụ thuộc vào con người để truyền thông tin, thay vì có hệ thống lưu trữ và hiển thị tự động.
Điều này không chỉ tốn thời gian. Nó còn tạo ra rủi ro. Khi người phụ trách nghỉ phép hoặc chuyển công tác, thông tin về trạng thái công việc có thể biến mất theo.
Một hệ thống tốt cho phép bất kỳ ai có thẩm quyền nhìn vào và thấy được tình hình hiện tại, không cần phải hỏi.
Tự động hóa không thay thế con người
Tự động hóa không có nghĩa là robot làm thay người. Nó có nghĩa là những việc lặp lại, có thể dự đoán, sẽ được hệ thống xử lý, để con người tập trung vào những gì thực sự cần phán đoán và sáng tạo.
Khi bạn xây đúng hệ thống, thêm người vào một quy trình đã có cấu trúc sẽ tạo ra kết quả tốt hơn nhiều so với thêm người vào một mớ hỗn độn đang chạy nhanh hơn.